向团队工具包虚拟协作技巧

通过rgregorio|2020年5月4日|便利化技巧

创新工具认为“约束品种的创造力,和这个新COVID-19环境,我们都工作在一组全新的约束。鉴于我们都在线会议比以往任何时候都更我们想分享一些最佳实践和经验教训的头两个月远程协作。

之前成功举办在线收集之旅(会议、研讨会等),首先问的是在第一时间甚至是必要的。作为流行的meme问道:“这次会议可能是电子邮件吗?“重要的是要认识到,我们都应对新的挑战,要求,和外部因素可能会影响我们的可用性参与虚拟会议。

接下来,让我们承认,无论别人怎么可能会说我们的“新常态”,这是不正常的。准备和举办一个成功的虚拟会议需要更多的的时间和精力相比,一个面对面的会议。技术、干扰和缺乏非语言线索需要准备和风险缓解策略和技巧,和你必须加倍努力,鼓励积极参与和有效利用时间。

帮助你浏览这些挑战,团队工具包组装这个经过考验的技巧和技术的集合,我们希望你可以发现它们是有用的。

在会议前

1. 定义的目的。当你认为必要的会议时,你可能发现“为什么。“具体了解聚会的原因,避免一般解释如“联系”或“团队头脑风暴”。
2. 理解(s)的预期结果。成功是什么样子?这应该是具体的,与会者可以被追究责任。
3. 确定谁需要邀请。明智地选择受邀者,你可能会用更少的参与者有更多的参与。如果你有一大群,把他们分成提前突破组(< 5人)并调用响应的团队而不是个人。团队领导等分配角色,记录本,计时员,聊天监控。你可能想要为参与者提供办公时间问他们的角色或技术之前或之后有后续问题。
4. 分配prework。我们可以完成之前会议,这样它将花最少的时间得到期望的输出?可以做些什么或异步收集充分利用时间在一起的会议?记住,一个小时的时间乘以二十个人加起来快。什么样的准备工作将在会议上他们的时间更有价值?
5. 准备一个详细的日程。创建一个特定的和深思熟虑的计划,限制了时间你需要人们注意。烤在额外时间的技术问题。为每个议程设置时间限制,地图的交互点,决定哪些沟通工具(s)您将使用。允许在议程的前端为人们登录迟了。另外,如果你是领导的事情,一定要提前登录。

会议的开始

1. 登录设置。允许一些空间在你的日历提前登录会议如果你是主持人,以确保一切都按预期工作。做一个沟通与信任团队成员检查,确保你的音频是通过清晰、screenshare是有效的。具有冗余能力在退化的通信,比如通过手机登录音频。
2. 东方参与者的工具。一旦足够的人加入,提供口头说明在哪里可以找到他们的沉默/静音按钮(保持沉默,除非你在说)和在哪里可以找到聊天。让人给你一个反应在聊天(竖起大拇指,说嗨,输入你的名字,等等),让他们熟悉。这个练习也要设置一个初始交互和强化聊天作为一个批准的媒介。
3. 是包容任何人无法查看屏幕。一些参与者可能称为或者不能看到屏幕因为各种各样的原因。一定要知道任何人在你的会议是在这种情况下。您可能想要通过电子邮件发送文件和口头描述我们在屏幕上看。问“谁能看不见吗?“有助于防止任何人离开。
4. 制定基本规则和会议目标(年代)。认识到基本规则从面对面会议可能稍有不同。从参与者获得支持的“竖起大拇指”聊天。一些我们使用包括:
   • 在场
   • 你的名字在说话前状态
   • 在一个炎热的麦克风
   • 说话的时候暂时打开你的网络摄像头(如果带宽/工具允许)
   • 离开你的标题/排在门口;每个人的输入也同样重视
   • 确认并建立在彼此的思想(“是的,…”)和支持而不是判断
   • 阐明隐藏的假设
   • 挑战珍视的信仰
   • 鼓励野生,疯狂的想法——不要审查你的想法
   • 暂停判断;练习优雅

在会议期间

1. 使用聊天。利用这一好处从没有收集快速输入每个人需要静音状态。你可以用它来要求输入和想法或确认的理解。鼓励人们应对emojis,大拇指等等,如果可能的话。分配某人聊天监控和继电器的问题到主持人或直接回答。那些声音通过聊天或许更愿意分享想法。一定要让人们时间拟定和类型他们的想法。
2. 显示谁有“热麦克风”,谁会有下一个。当人们不知道什么时候会有时间反应,每个人都跳,从而创造出更多的数字摸索。在交谈的状态下给他们一个正面或分配订单的反应。如果在房间,给每个人一套的时间为他们的反应(例如90秒)。
3. 多次重复自己。这似乎是显而易见的,但人们可能会分心,想念你说的第一次和第二次。每个人都在家工作更容易,很有可能他们收到ping从聊天,电子邮件,文本,等等。
4. 要有耐心。人们倾向于说再没有非语言线索,所以你需要允许参与者继续之前完成他们的思想(或擅长好心地打断他们)。要求响应时,等待的两倍的时间你通常会允许缓冲时间带宽延迟,数字摸索静音状态,等。沉默可能会感到尴尬,但这对每个人都参与创造空间。
5. 收集想法通过”一些,”方法。之前打开的闸门,单独给每个人的时间进行头脑风暴,然后分成小组讨论,最后总结的这些想法与大家分享。后这个过程让参与者有时间自己深入思考这个问题之前被别人的意见左右。
6. 是指参与者的名字。代替面对面的亲密和目光接触,使用人们的名字可以帮助建立融洽的关系。当有人回应你的问题,感谢他们使用他们的名字或呼吁人们从与恩典…。你没听过认识到,如果你没有听到他们的声音,他们可能是分心。建议从他们的名字引起他们的注意,然后问具体的例如,“瑞秋,我们想给你一个机会插话。你认为最好的办法是让人们的注意力集中在虚拟会议?“比”瑞秋,你还没说什么,你怎么看?”
7. 要脱机困难的对话。如果收到阻力来自参与者——尤其是那些你可能没有与之前——它可能很难解决冲突在虚拟环境中。建议采取谈话离线为了不失去势头。

会议结束后

1. 发送任何产品或笔记。对于那些无法使会议或任何行动项目讨论,分享会议的输出。
2. 确定你需要另一个会议。有时候一个会议可能会导致另一个,即使是审查步骤或办公时间。不要等太长时间来安排这次会议,会议的人将失去跟踪线程。

举办一个虚拟车间挑战声明

通过rgregorio|2020年4月6日|便利化技巧|1评论

COVID-19大流行正在改变我们的工作方式的本质,包括我们如何举办研讨会和互相合作。在大流行中,创新工具包与桥接创新工作几乎与赞助商工艺挑战语句提交小企业创新研究(关注)的过程。车间培训参与者在一个工具链翻译的具体差距为初创公司提出更广泛的挑战语句经营理念来解决上述挑战。举办系列研讨会结束时,参与者留下的开端publicly-releasable挑战语句通过倡议与非传统解决方案提供商AFWERX /空军研究实验室(AFRL) SBIR计划。像其他桥接创新计划,致力于项目构建路径发现,加速,从非传统来源和提供创新解决国家问题。

挑战语句是用来捕获问题空间虽然不是列出预期的或明确的解决方案,以便公司理解为什么存在,为什么重要的是要解决的问题。这里有一些提示语句编写一个好的挑战:

• 用浅显的英语写几首字母缩写
• 选择一个挑战是真实的,有影响,没有一个适当的解决方案
• 谁是利益相关者,解释为什么这一挑战是很重要的
• 概述公司激励以及对他们来说这是值得的

要半天,现场车间演变成一系列为期一周的研讨会,0900 - 1000每天,引入下一个工具链的一部分。第一天介绍了车间和前两个工具的目的莲花盛开和风暴排水——团队的头脑风暴的挑战(发散思维)和down-selecting领域一个想法(辐合思维)。第二天,综述了如何去继续练习问题的框架更特别的定义问题。第三天是一个回顾提炼问题语句之前到技术推动棱镜归纳问题。最后一天,参与者分享他们挑战语句。

作为后续车间、过渡性和ITK团队正在计划建立官小时提供反馈本周在参与者的挑战语句没有提供足够的时间与赞助商和分享的语句在反馈的基础上进行迭代。

鉴于进化COVID-19情况下,这个车间是ITK首次完全虚拟车间通过Skype与参与者加入业务从他们的家园。主持人分享他们的摄像头,这有助于建立一些熟悉,但其他人有技术上的困难或者想节省带宽。我们聊天窗口的充分利用,要求参与者提供一个“竖起大拇指”如果内容产生了共鸣。自从ITK工具尚未数字化(剧透:它的工作),我们为参与者提供了可编辑幻灯片版本作为一个临时的方式取代我们面对面11×17打印出来和便签纸。

一些想法对未来届:

• 要求参与者分享他们的脸摄像头,如果可能的话
• 给参与者更多的交货时间明确时间表的训练以及打破团队会议
• 搬到一个变得模型
• 计划打破与团队和分配助理员
• 指定队长分享团队的工作问责制
• 识别特定的参与者和角色所以助理员可以叫人的名字

如果你有兴趣举办一个挑战声明车间为你的团队,不要犹豫与我们联系。希望这些建议会帮助你即将到来的虚拟车间。

异议处理

通过rgregorio|2020年3月30日|便利化技巧|1评论

当投手的方法创新工具包,我们(毫无疑问)偶尔会见了一个小电阻…甚至一两个砖墙。工具和方法我们建议人们尝试新一般,外交,并可能需要人们一步走出他们的舒适区域,所以对一些人来说是很自然的觉得不情愿甚至怀疑!

早期采用者是少数在任何领域,ITK也不例外。我们的早期采用者的冒险者愿意尝试一些新的东西,可能失败。对于那些不是早期采用者,阻力可能直接像下面的语句,或者它可能只是一个被动的点头,上面写着:“我听到你在说什么,但我不知道如何应对。你看起来充满激情,所以我只会微笑,尽快改变话题…”

而不是放弃建议,我们推荐一些友好和理解的方法来处理反对者,找到一种方法通过这些墙。H之前有一些最常见的反对和一些想法如何回应。

“这不会在我们的文化中工作。”
它可能是有用的介绍的工具不太显眼。例如,而不是充分利用玫瑰,花蕾,刺,所以我们无法解释的目的,有一个谈话的好,坏,并承诺。我们并不总是需要使用完整的帆布或石膏墙与彩色便利贴的工具的影响。

“不能让人们一起在同一个房间里。”
没关系!几乎可以使用工具如果你有屏幕共享和远程协作功能。或者,我们可以引入人的工具使用异步地从自己的工作区。

“我们没有时间/钱/资源。”
所有的工具都是免费的,可伸缩的,所以保持一个会话可以放入你现有的工作安排。每周花最后15分钟的小组会议尝试插入工具。如果它不是有用的,我们不需要再次使用它。

“我们不能让每个人都打破。”
当然,每个人都很忙。记住:这些工具不相邻的工作我们都应该做的。实际上他们的工作,他们通常帮助我们做这项工作得更快,更好,更有成效。还请记住大部分的工具是可伸缩和可定制的目的。如果你只有很短的一段时间,我建议设置一个期限会话,看看人们感兴趣的追随。15分钟的莲花开花可能正合我的心意。

“我们已经这样做的人。”
太棒了。放心使用我们的工具与自己的主持人或让我们知道如果你想要一个新的视角!我们总是愿意合作。

“主持人没有权利主体方面的专长。”
有时候一个客观的第三方服务商带来新的视角和问问题的人可能不会出现接近问题和更熟悉的内容。我们的训练有素的主持人可以支持对话,让人们更加开诚布公地交谈。当然,如果你宁愿不让我们方便,我们很高兴只是建议你可以使用自己的工具

希望其中一些建议与你的情况产生共鸣和可以帮助前进的团队使用的一些ITK方法。你遇到其他任何异议吗?如果是,请在下面分享他们和你如何处理它!