文档可以使用大量的程序的安排。加速程序,团队必须限制的时间开发、审核、批准文件。政府问责局报告高- 15 - 192,收购项目花了2年平均完成大量的信息要求他们最近的里程碑式的决定,然而,收购官员认为只有大约一半的需求高的价值。的要求,总的来说,平均5600名员工天文档。

以下三个原则可以帮助使约束:

1. 帕累托原则:80%的结果来自于20%的努力。因此,关注记录程序的最有价值的元素的战略。
2. 最低有效剂量(地中海):医学专家建议患者花最少的药物提供了预期的效果。同样,写“尽可能少,尽可能多的必要。”
3. 敏捷宣言:敏捷软件方法强调在全面的文档工作软件,并提供这个角度看:“Simplicity-the最大化的工作量的艺术不是干至关重要。”

加速团队应该只旨在产生有用的文档,需要管理程序,而不是编写只存在“合规”文件,以满足外部利益相关者的利益。

第809节小组推荐消除冗余文档需求或多余的批准是在适当的时候考虑了收购计划的一部分。

建议74至少达到两个目标:简化采购流程,它允许承包军官花更多的时间在客户支持。这一建议是由承包军官从每个军事服务那些重复的需求,积极寻找解决方案经常挫败他们,不必要地减慢缔约过程。一些的变化要求74年推荐可以做今天,如结合收购战略和收购计划。但文化并没有让这种合并成为正常的业务。

国防部可以帮助改变文化立即通过实现一块主要的建议74通过合并收购战略,收购计划,和其他文档为一个文档。国防部应该问题指导并购战略和收购计划将一个文档,包括其他更高层次的批准文件,如理由单奖> 112美元IDIQ合同和理由使用激励或费用合同授予的。此指导后释放,这整合发布的一份备忘录应该“应当”,要求豁免被批准去或SES如果不习惯。

来源:拉里•Asch第809节小组人员,通过NPS收购研究项目简报万博下载包

你可以采取行动

• 定义足够。确定什么是“信息”需要通过法律和政策(组织)的水平以及额外的文档通常是必需的。注意:可能会有法律要求程序提供X的信息,然而机构总部的工作人员解释,完成一个大文档/模板或标准。
  列出文档的最小集合识别的最小集合,可以获取所需的信息。记住,一个功能性监管组织可能传统期望功能的文档。项目办公室可能合并文档的内容与他人以减少文档的数量来协调。它还提供了每个监督人员复习时能够看到更大的图景。然而它打开了的风险,监督员工提供较大的文档的评论区域超出了他们的功能域。

• 提出定制方法。如果有需求的政策,为您的程序没有意义,识别它们,并提供建议调整或取消要求。一定要包括放弃权威的信息(组织、任务标题等)。

• 关注相关合规。理解之间的差异要求程序必须有一个XYZ策略,符合组织的模板和要求一个程序捕捉和传达的核心元素战略决策部门和利益相关者。最终的文档的目的是确保项目办公室做了足够的批判性思维来执行程序的下一个阶段。

• 计划与需求相匹配。开发的项目办公室的文档大纲计划编制,与预期的内容在每个文档。确定这个提议如何满足文档需求。

• 得到支持。早期提出的文档大纲与决策当局在这个过程中征求他们的同意。像一些功能性监管机构可能抵抗裁剪功能文档,这可能需要程序的领导链(假设他们同意的方法)来从事这就是我们需要前进的计划。

• 分配责任。确定领导负责每个文档,维护“黄金复制”,与团队合作,协作的遍历文档,并保持所需的所有利益相关者的内容更新和进步。

引用

• 请调整你的收购战略!,布莱恩·舒尔茨
• 为什么长期商业计划增加失败的风险,亚历山大Osterwalder
• 的9-Word NDA丹·沃德
• 实验做的少丹·沃德
• 简化你的策略皮特·莫迪里阿尼
• 需要敏捷项目文档,LTC TJ赖特
• GAO报告15 - 192国防部决策
• 国防部收购精简(NPS顶点项目)詹妮弗无效水量,杰弗里·哈里斯,克伦克