Speeding with the FAR

无知联邦收购法规(FAR)是政府创新的更大障碍。

为了帮助促进联邦合同工作中的更大创新,速度和有效性,以下页面介绍了远方的选定摘录(重点)国防部指令5000.02。伴随每个摘录是关于解释和实施这些法规的潜在方法的简要评论,以及基本原则的摘要。

该文件并不是对联邦收购政策和法规的整个机构的全面概述。取而代之的是,它旨在突出两项关键法规的特定部分,这些法规描述了获得专业人士可用的简化,重新智能,灵活性和替代方案。

请注意,这不是官方意见,也不构成法律或合同建议。相反,这种非正式分析为进一步讨论提供了一个简单的起点。目的是为政府和行业的其他收购从业人员配备计划经理,工程师和其他收购从业人员,并为联邦收购政策的一些更有用和授权的部分提供了可访问的快速参考指南。

远1.102-2(b)(2)远的系统性能标准

(2) The System must provide uniformity where it contributes to efficiency or where fairness or predictability is essential. The System should also, however, encourage innovation, and local adaptation where uniformity is not essential. –FAR 1.102-2(b)(2)

在此介绍性的陈述中,《远处》清楚地表明,“系统”已经到位以鼓励创新和变化,而不仅仅是容忍或允许。It goes on to acknowledge that uniformity in how we interpret, implement, or execute the FAR’s guidance is occasionally necessary in the name of efficiency, fairness, or predictability, but the intent is for the FAR to adapt to local needs, not the other way around. This little gem is often under-emphasized and overlooked, but the message and authority embedded in this opening section of the FAR is pretty powerful. It sets the foundation for how the FAR should be interpreted and applied. The FAR is supposed to foster efficiency, fairness, and predictability, as well as innovation and adaptability to different contexts. These are not mutually exclusive objectives. In fact, adapting to local needs actually makes the FAR fairer and more efficient.

相反,坚持认为每个联邦机构(或任何给定机构中的每个部门)的行为完全像其他机构或部门一样倾向于将其效率低下。这不是远的说法。

FAR 13.003偏爱简化的采集程序

(a)代理商应在所有购买供应或服务的最大程度上使用简化的收购程序,而不超过简化的收购阈值。-FAR 13.003政策

尽管其复杂性的声誉或可能是因为它的声誉,但远处实际上包含了使用简化程序的明确偏好。这些简单的方法不仅存在。它们实际上是首选默认值,应“在最大程度上可行”。继续前进,花点时间让它沉入。

基本原则(更简单的程序都可以使用,有效和首选)是要牢记的重要一个原则。非常高的过程复杂性既不是不可避免的也不是理想的,也不需要远处。

收购计划充满了机会和决策点,人们可以在简单和复杂的替代方案之间进行选择。这些替代方案通常是鲜明且显而易见的,但是虽然远方对简单性表示偏爱,但许多人觉得由于组织惯性或“我们总是在这里做的方式”而被迫采用更复杂的方法。这不是必需的,选择更简单方法的收购专业人员应该知道他们在远处的全部支持下做到了这一点。

FAR 15.306(d)(4)来源选择 - 讨论

本节鼓励政府“建议超过任何强制性最低限度(以设计不可或缺的方式)的要约人,如果取消了超额价格并且所提供的价格下降,他们的建议将更具竞争力。”-FAR 15.306(d)(4)

在另一个有利于简单性的陈述中,这段段落解决了活动的归功于奖项/源选择阶段。When evaluating an over-engineered proposal or one that exceeds minimums unnecessarily, the government’s source selection team, after establishing a competitive range and entering into discussions, is encouraged to provide direct feedback to the offeror and to suggest that their proposal would be more competitive if it was scaled down.

来源选择团队不应嘲笑也不应提出昂贵的,过度设计的建议,旨在为每天的要求提供高级顾客解决方案。取而代之的是,很明显,向此类要约提供反馈并邀请他们简化提议符合政府的最大利益。

The underlying principle is that an over-reaching proposal drives up cost and reduces the quality of the award competition. This is important for government and industry personnel alike to understand. The other principle is that the government is free to tell offerors how to make their proposals more competitive, even in the early phase of the source selection. In fact, the FAR encourages them to do so.

评估人员和要约人之间的这种沟通需要根据源选择通信的总体准则来完成,不应用来给任何人提供不公平的优势(请参阅远处的其余部分15.306),但是这些讨论的目的,如所述15.306(d)(2) “… is to maximize the Government’s ability to obtain best value …” In order to obtain best value, the government can invite offerors to remove excesses from within their proposals. This allows each offeror to put their best foot forward and fosters genuine competition between the best of breed from all contenders.

FAR 16.505(b)(1)在多尊敬的合同下公平的机会

The contracting officer may exercise broad discretion in developing appropriate order placement procedures. The contracting officer should keep submission requirements to a minimum. Contracting officers may use streamlined procedures, including oral presentations….”-FAR 16.505(b)(1)(ii)

多名合同通常是在联邦政府授予的最困难的合同。他们具有极具竞争力,高度争议,冗长的征求和奖励,并且一旦授予管理。另一方面,由于更快,更简化的流程以颁发多个奖励工具的订单,因此本应下游授予多名合同的费用和负担。一旦授予车辆,多个裁决合同应该减少政府和承包商的时间和负担。这是因为在合同级别,定价和条款和条件已经预先谈判,并且竞争仅限于仅授予已授予多重合同的合格承包商的预先审查。因此,准备,提出,谈判和授予合同订单的时间应该更快,更容易。

一种ccording to FAR 16.505(b)(1)(i), once a multiple-award contract has been awarded, the contracting officer must provide each awardee a fair opportunity to be considered for each order exceeding $3,500. The FAR provides the contracting officer broad discretion in how to place orders and determine what constitutes a fair opportunity to compete for orders. However, in practice, many contracting organizations treat the ordering process as a “second competition” using full-blown source selection evaluation procedures and requesting extensive, time-consuming proposals from vendors that have already proven their qualifications and past-performance track record. The FAR states that submission requirements should be kept to a minimum, but that hasn’t stopped many organizations for asking for lengthy proposals and using practices that can stretch a source selection beyond several months.

在大多数情况下,可以极大地简化多个奖励合同的订购过程。例如,远距离鼓励使用口头演示与书面技术建议的使用需要更长的时间来准备和评估。即使是基于视频的“ You Tube”口头建议,也可以用于提供有关技术方法和人员配备计划的详细信息,而无需增加旅行成本和协调时间表的负担,以便每个人都可以同时在同一地点。

公平的机会并不意味着政府必须使用严格的源选择标准或评估过程。这仅意味着它必须平整竞争环境,并在多尊敬的合同上给所有获奖者提供同等的机会,以便竞标车辆发出的任何订单。此外,订单正在1000万美元不可抗议(NASA和美国海岸警卫队的2500万美元)。Too often we let the fear and risk of protest that is present for a multiple-award contract drive the same behaviors and rigor for an order, that does not have the same risk of protest.

FAR 18.101可用的采集灵活性

远处包括在满足某些条件时可供承包商使用的许多收购灵活性。这些采集灵活性不需要紧急声明或指定应急操作。-FAR 18.101

除了偏爱简单性外,远方也强烈支持灵活性。以前的句子对那些只有严格解释的人来说是一个惊喜,但该法规很清楚地表明,确实存在,可用和优先考虑灵活性。

The FAR does not intend these flexibilities to be seldom-used contingencies or reluctantly authorized departures from the norm. Instead, it explicitly encourages their use as a matter of course. It is worth noting that while many of these flexibilities are described in Part 18 (Emergency Acquisitions), their use is not limited to formally declared emergencies or other special occasions. In fact, they are available to any contracting officer when “certain conditions” are met.

子部分18.1的其余部分确定了许多与各种情况相关的特定灵活性,并解释了这些条件。

FAR 35.002研发签约,一般

合同过程应用于鼓励科学和工业界的最佳来源参与该计划,并必须提供一个可以以合理的灵活性和最低管理负担来追求工作的环境。-35.002

在这里,我们再次看到了对灵活性的偏爱,但是现在我们看到了减轻行政负担的重视。可以公平地说,这是“行政负担”的定义;我们还应该认识到,远距离延长了很大的时间,以最大程度地减少收购计划的行政负担。

尽管该特定的报价来自FAR的研发子部分,但该短语的变化是在整个法规的其他几个地方都发现的(例如,16.202-1子部分 - 固定价格合同,或4.1200 -表示和认证)。减轻行政负担的一般原则可以很广泛地适用。

因此,任何试图减轻其特定项目的行政负担的进取收购专业人员都会发现远处是他们的身边。另一方面,试图维持或增加负担的尝试实际上违背了FAR的方向。

FAR 35.008评估奖励。

(a)通常,应将研发合同授予该组织,包括任何教育机构,该组织提出了最佳的想法或概念,并且在涉及的科学或技术领域中具有最高的能力。但是,不应获得奖励,以获得超过成功表现所需的功能。-35.008

本节回荡FAR 15.306(d)(4)偏爱限制合同奖的方法。也就是说,一个提议解决方案超出政府需求的要约人不应比拟议解决方案仅满足需求的要约人更有利。同样,这是政府和行业都可以理解的重要原则。

基本原则是,政府应避免为其真正不需要的能力支付保费。源选择决策不应追求最新的闪亮对象,该物体往往会花费更高并花费更长的时间,而应采取更加约束的方法。

这个子部分想到了众所周知的70%解决方案,广泛认为比100%替代方案更可取。70%击败100%的原因是,较小的解决方案的成本趋于较低,往往会更快地使用,并且往往更适合实际需求。相比之下,所谓的100%解决方案往往是过度杀伤,迟到且价格过高。

国防部在这个主题上非常具体。一种备忘录于2013年1月23日由Adm James Winnefeld签署, the vice chairman of the Joint Chiefs of Staff and chairman of the Joint Requirements Oversight Council, encourages program managers to request requirement relief whenever requirements (specifically Key Performance Parameters, or KPPs) “appear out of line with an appropriate cost-benefit analysis.” The memo, titled Key Performance Parameter Relief, states:

KPP relief should be considered especially appropriate in cases where significant cost savings may be achieved with marginal impact to operational capability (i.e., spending 15 percent of a program’s budget to get the last 3 percent of KPP performance)…

这本质上与FAR 35.008。如果能力的最后3%不是真正必要的,并且消耗了不成比例的资源,那么清楚地要求采用更少的方法。

FAR 39.103模块化收缩。

模块化合同旨在降低计划的风险并激励承包商的绩效,同时满足政府及时访问快速变化的技术的需求。与该机构的信息技术架构一致,代理商应在最大程度上使用模块化合同来获取主要系统(请参阅2.101) of information technology. Agencies may also use modular contracting to acquire non-major systems of information technology. –39.103

模块化合同的概念涉及将大量努力分为一系列较小的努力。这可以比这样做的频率更频繁,并且对模块化收缩建立了明确的偏好。

While major information technology systems often appear monolithic and indivisible, a closer inspection often reveals hidden seams and opportunities to chunk, divide, and sub-divide the effort. The FAR could not be clearer in its preference for reducing large IT systems into a series of smaller systems.

模块化收缩在远处的特定应用是信息技术,但是这种做法通常也可以应用于非IT系统。并非每个程序都可以使用此方法开发,但是模块化合同显然是默认的首选方法。

想要使用非模块化方法来提供大型,昂贵,复杂的系统的组织应被要求证明其偏好并获得特殊授权。那些想将大力努力分为模块化的较小项目的人可以向远处的这一部分寻求支持,并且应该知道他们正是在做他们应该做的事情。

这特别是对敏捷方法论的支持者具有重要意义,因为下面描述的许多好处直接涉及敏捷实践。

(b)当使用模块化收缩时,对信息技术系统的采集可能会分为几个较小的采集增量

(1)单独管理比一次全面的收购更容易管理;

(2)逐步解决复杂的信息技术目标,以增强实现这些目标的可行系统或解决方案的可能性;

(3)提供离散增量可行的系统或解决方案的交付,实现和测试,每个系统包括一个不依赖于任何后续增量以执行其主功能的系统或解决方案;

(4)为随后的增量提供了一个机会,以利用实施和使用早期增量期间发生的技术或需求的任何进化;和

(5) Reduce risk of potential adverse consequences on the overall project by isolating and avoiding custom-designed components of the system.

在建立了模块化大型IT系统的好处之后,The The The Far继续解释了如何定义每个模块并阐明这些增量的外观:

(c)增量的特征可能会因所获取的信息技术的类型和正在开发的系统的性质而有所不同。可以考虑以下因素:

(1) To promote compatibility, the information technology acquired through modular contracting for each increment should comply with common or commercially acceptable information technology standards when available and appropriate, and shall conform to the agency’s master information technology architecture.

(2)每个增量的性能要求应与已完成的整体系统的性能要求一致,信息技术将在其中运行,并应以成功的增量解决接口要求。

成功模块化设计的关键,在IT或其他类别中,是具有定义明确的体系结构,并配有标准接口。该设计应推动签约策略,而不是相反。模块化的开放系统概念有助于防止以整体为代价优化零件,并确保新模块与现有模块兼容。这正是远处的提出。

“高凝聚力,低耦合”的正式系统工程原理也适用。该原理可确保更改为一个模块不会在整个系统的其余部分引起复杂性 - 增加涟漪,并有助于降低升级或更换旧模块的成本,延迟和复杂性。

最后,本节解决了确保每个部分的性能要求与整体性能一致的重要性。不匹配的性能可以产生脆弱的架构,而不是强大的架构,因为一个细分市场产生的信息比另一个部分可以容纳的信息更多,或者一件作品比其余的节奏慢。

(d)对于每次增量,签约官员应选择适当的合同技术,以促进收购后续增量。根据零件1617在远处,合同官员应选择适合情况的合同类型和方法(例如,无限期交付,无限期合同,单订合同,期权,连续合同,多重奖励,任务订单合同)。

合同应结构化,以确保政府不需要采取额外的增量。

本节是灵活性的又一个遥远的PAEAN。它指出,承包人员有多种合同类型和方法可供选择。它列出了他们。然后,它鼓励采用和构建合同的方式,以确保政府保持在每次增量之间停止采购的灵活性。也就是说,合同结构应提供机会(但不是义务)从一个模块到下一个模块。

保持这个机会是包括适当合同条款的简单问题。模块化的想法意味着总体努力是可以切断的。尽管最初的计划可以设想一系列10次增量,但我们可能会发现仅在6或7之后就满足了要求,在这种情况下,我们可以声明成功并将其称为一天。这只是模块化方法的许多好处之一。

(e)为了避免过时,应在最大程度地授予信息技术的模块化合同,并在发出招标之日后的180天内授予。如果不能在180天内颁发裁决,则机构应考虑取消招标14.209要么15.206(e)。在可行的最大程度上,应根据合同下的交付在发出招标后的18个月内发生。

Information technology is changing at a terrific pace, and it shows no signs of slowing down. Accordingly, the FAR encourages setting firm deadlines for both contract award and solution delivery to reduce the likelihood of pointlessly delivering yesterday’s technology tomorrow. In fact, the FAR suggests that delays justify cancellation. If we cannot do it in 180 days, we should not do it.

一种ctions You Can Take
  • 实际阅读了远。意识到许多限制是神话。了解远处的远面鼓励了简单性和创新。接受它。
  • 与承包商办公室进行有意义的,前期,早期和订婚的对话。在计划早期做出的决定持续了几年的持续影响。了解当今的决策如何影响您的签约策略。
  • 该计划和承包商办公室应尽可能作为统一战线合作。有许多障碍和挑战将阻碍做一些新的,创新和大胆的事情。
  • Design should lead contracting, not the other way around. And if you find yourself in a situation where the opposite is your reality, you need to work as a team to reverse course because something has fundamentally gone wrong along the process.
  • 继续探索,理解,有时会按下组织对远处的界限。改变习惯和文化需要时间,精力和重复。
参考
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