最小化文档协调
协调程序文档和许多机构的功能组织在多个水平增加了相当长的时间来一个程序。无数个月常常迷失在解决关键变化,冲突的方向,确保遵守政策和法律。
PEO员工应该确定在每个文档必须协调和批准(从OSD、服务总部员工本地命令),理想的情况是通过收购了类别(ACAT)或美元的阈值。每个名称或组织名单上应该挑战/合理的识别作用和结果的审查,以确保审查是保持在最低限度。虽然大的文档,价值数十亿美元的系统需要进行大量的协调考虑到规模和复杂性,较小的或者需要精简的软件密集型系统协调支持加速时间。应该有一个出版,当前文档列表协调劳动力意识。
AFI 63 - 101有一个例子,在美国空军批准每个所需文档基于ACAT水平。这样的表可以扩大到注意组织需要协调(C)或(S)每个文档,并得到一个信息复制(I)。
组织应整合COTS工作流协调软件工具。这个工具应该允许一个项目办公室添加程序文档通过电子邮件和通知/提醒所需的个人或组织协调或批准。审批应在系统与现有的业务规则的时间(例如,10天内没有响应表示赞同)和变化(不能有超过两个或三个轮的识别关键问题)。这将节省大量时间员工文档。
项目办公室应该有权调整文档程序的环境。基于类型的收购、大小、范围、复杂性和风险,这些文件有帮助程序开发和执行策略。文档不是旨在确保遵守一些监督组织的标准化方法。监督组织应该开发和发布为每个主要的文档模板和向导,帮助项目办公室应用最佳实践从过去的项目,确保关键领域加以解决。
组织应该建立一个SharePoint网站或类似的知识管理工具来存储所有主要项目文档的文档类型(如收购战略,系统工程计划,测试和评估管理计划等)和作为参考图书馆项目用于未来的文件。