我开始戴着手表在年轻的时候——其中一个与米妮老鼠(看到更多关于我的迪斯尼情结在这里)。这意味着我成为了一个人会在教室里没有一个时钟在墙上或体育课我们去外面:“瑞秋!还剩下多少时间?“我将自豪地宣布,我的同学他们的眼睛,滚下贝尔希望时间将加速。事后,我担任计时员开始在年轻的时候。
的计时员是我们戴的帽子作为主持人在创新工具车间和运行任何会议是一个关键元素。重要的是要保持参与者集中在实现这些目标的会议或研讨会。这也使得会话可预测的,富有成效的,生成结果。最好把这些时间设置和与参与者共享一天所以每个人都可以帮助保持正轨,减少无意义的切线(我们都在那里)。这就是为什么我们总是在车间开发一个议程。
这里有一些步骤开发一个议程为您的下一个车间或会议:
- 识别高层客观的会话和向后的工作
- 定义活动这将帮助实现这些目标
- 加入填料活动介绍等优惠(如需要),食品(如适用)等,这样人们不会烧坏了
- 提供点心,咖啡,糖也好的建议通过马拉松会议让人们精力充沛
- 排名活动水平的重要性的流逻辑意义,如工具链,一个活动的输入是下一个的输入
- 分配更多的时间更重要的是活动(更重要和更少的时间)
- 介绍可能是不那么重要,如果人们已经知道彼此,但你要确保你为人们提供生物休息在一个上午或下午会议
- 分解较大的活动——例如Premortem工具分成小的模块,如解释工具,给人时间单独工作,讨论作为一个群体,围绕一个想法,并确定下一步行动
- 创建sub-times将帮助您确定每个活动需要多少时间。
- 有时我们故意提供更少的时间比参与者需要有一些令人兴奋的研讨会结束后继续。
一旦你开发了一个议程草案,一定要运行它的利益相关者和决策者获得支持。更好的如果你能设计和起草与他们!他们支持将使会议更加顺利了,因为他们一直都在你身边。
现在你在会议上,这里有一些建议:
- 分发的议程参与者,这样他们就可以设置他们的期望。在每一个时间间隔,让人们知道你在哪里,你有多少时间的活动。如果有一个更大的块,提供提示半道上(“2分钟…”)保持参与者意识到还剩下多少时间。
- 通常,动态调整是必要的适应这种情况——无论是一个新的重点,不可预见的情况或参与者。记住,动态改变议程是常数时间谈判。每次你答应一件事,你说没有别的东西。换句话说,如果我们追求这种新的对话,我们牺牲其他主题或活动是什么?尝试这些事先与决策者和利益相关者对话;被割断的取代能优先?
- 如果谈话方向的偏离轨道,我们建议保持一个“停车场“其他物品集中谈话。让参与者知道他们长大很重要,将后如果时间允许。
- 考虑使用视觉计时员房间里的屏幕上更长时间会话和较大的组,这样其他人可以作为你的计时员。
许多这些提示和建议可以改变用途或用于定期会议,从优先级目标和结果(礼貌)提醒人们还剩下多少时间。保持会议目标明确和集中将导致更富有成效和成功在您的团队协作。在一个时代,每个人都很忙,我们需要记住时间不是一种可再生资源。最常见的一种反对做创新工具包研讨会是“没有足够的时间”或人们害怕害怕失去次后退一步,朝着一个最后期限。因此,我们必须坚定的捍卫我们的时间。别忘了穿你的手表!